皆さんは“Life Hack”という言葉をご存じでしょうか。
これは元々デヴィッド・アレン（David Allen）の著書であるＧＴＤ（Getting Things Done：「やり切る」といった意味）に触発されたIT系の技術者が、「個人の工夫によって手に入れた仕事術をみんなで共有しよう」と考えて広がってきた概念でありムーブメントのことです。
そこから今ではこのLife Hackは、「作業を簡便かつ効率よく行うかを主眼とした技術（テクニック）群」ともWikipediaでは定義されています。
皆さんも自分なりの「仕事をサクサク進めるための工夫」があるでしょう。
Life Hackとは、それを独り占めにしておかずに共有の知見とすることで、より多くの人々がLife（仕事生活）をHack（賢くスマートにやる）するようにしよう、というなかなか進んだ考え方なわけですね。
Life Hackに関するブログやWebサイトも沢山ありますので、探してみるのもご自分の仕事にプラスだと思います。
ということで、このブログでもLife Hackネタを紹介してみたいと思います。
本日は「メール管理のＴＩＰＳ」です。

今や電子メールは携帯電話の普及もあり、完全にFAXを凌駕した一般的にコミュニケーション・ツールとして定着しました。
仕事でもメールは必要不可欠な存在で、一日数百通のメールを処理する人も珍しくありません。
しかしそうなると、そのメールの管理にも多大な工数を割かなくてはいけなくなりました。
皆さんもフォルタ分けで工夫したり、様々な「自分なりのLife Hackネタ」をお持ちでしょう。
本日は私のLife Hackネタからメール管理に関するものを２つほど紹介してみたいと思いますが、私はMicrosoftのOUTLOOKを使っているため、両方ともOUTLOOK限定かもしれないのはご容赦ください。（たぶんOutlook Expressは大丈夫だと思いますが）
では、前置きが長くなりましたが１つめから。
(1) 受信メールの件名を変更する
他人から来るメールで、「件名（タイトル）をもう少し考えてくれたら」と思ったことは誰しもあると思います。
特に返信メールが続くと、途中で論点が変わっても最初のタイトルの頭に「RE:」が増えていくだけになり、「タイトルからは内容が全く判らない」メールになりがちです。
また、「ご連絡」の様な短いタイトルも困りもの。
内容が判らないと、いちいち開いて中身を確認しなければなりませんし、フォルダに格納して整理するにも余計な工数が掛かります。
だからタイトルを変更したくなるわけですね。
で、この件名の変更は可能です。
知っている人知っている当たり前の機能なのですが、意外とこれが可能なのを知らない人が多いのです。
さて、そのやり方ですが至極簡単。
まずタイトルを変更したい受信メールを開きます。プレビュー画面ではできませんのでご注意。
開いたら、本文上段にある「件名」にカーソルを持って行きクリックすれば、普通に件名を編集できます。
内容が一目でわかりやすく、そして整理しやすいように変更しましょう。
“◆”や“☆”などの行頭文字を自分なりのルールで付けるのも、一覧から件名でソートする際に便利です。
変更が終わったらメールを閉じ、その際に「変更を保存しますか？」に「はい」と答えるだけです。これでタイトル変更は完了。
(2) モレなく効率的にメールの返信を行う
返信が必要なメールもたくさんあります。
しかし会議開催通知のように「出席（欠席）します」のヒトコトで済むメールならその場で返信できますが、作成にちょっと時間の掛かるメールでは「今忙しいから後で時間を作って返信メールを書こう」となることも多いでしょう。
ただ、この場合それ（後で返信する）を忘れてしまったことはありませんか？
こうした『返信モレ』を無くすのがこのテクニックです。
まず、返信が必要なメールはその場で返信ボタンを押します。
しかし返信の内容は書かずに放っておきます。そして他の返信が必要なメール（前述の会議開催通知のような10秒で済むメールは除く）も同様にします。
そうすると返信メールのウインドウがいくつも開きっぱなしになりますが、それが３つあればOUTLOOKの『下書き』フォルダに［３］と表示されているはずです。
そう、「後で返信しなくてはいけないメールが３件ある」ことが一目瞭然なわけです。
これで『返信モレ』は無くなりますし、まとめて返信することができますから、時間を効率的に使うことにもなります。
本日ご紹介したのは「なんということもない」テクニックではありますが、意外と使えるテクニックでもあります。
こうしてちょっとした工夫をすることで、随分と仕事を効率的に進められるということを知っていただければ幸いです。
あなたも何らかのLife Hackネタをお持ちのはず。
ぜひそれを後輩や部下、同僚の方々と共有してみてください。飲み会のネタでも構いません。
そんなことから一緒に仕事する仲間達が賢く効率的に仕事を進めていけるとしたら、それは素晴らしいことだと思いませんか？